$(document).ready(function () { $(".validate").validationEngine(); });

Thứ tư, 13-12-2017 | 06:20GMT+7

10 lời khuyên để tạo ra một cuộc họp hiệu quả

Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ về hoặc nghe nói. . . Ồ không phải là một cuộc họp khác! . . . hoặc. . . cuộc họp này là những gì!

Dưới đây là 10 lời khuyên để tạo ra một cuộc họp hiệu quả với các gợi ý thiết thực về việc làm thế nào để tạo ra và chạy hiệu quả các cuộc họp chính thức làm việc và có thể hỗ trợ trong việc thay đổi thái độ của mọi người về các cuộc họp, và quan trọng nhất là hành vi của họ khi họ tham dự.

1. Lịch trình các cuộc họp trước, bất cứ nơi nào có thể có ít nhất một tuần trước và thời gian trong ngày phù hợp nhất với tất cả tham gia

2. Các cuộc họp được lên kế hoạch tốt nhất vào các thời điểm khi những người tham gia hầu hết các cảnh báo và sản xuất của họ, do đó, nó khôn ngoan để đồng ý về thời gian tốt nhất để phù hợp với tất cả những điều đó sẽ được tham gia để tối đa hóa kết quả tích cực là gì, nếu thỏa thuận là khó đạt được thời gian tốt nhất là truyền thống giữa giờ 8,30 và 11.30 am

3. Chủ tịch nên đảm bảo rằng có một chương trình nghị sự được lưu hành ba ngày trước cuộc họp, điều này sẽ bao gồm những người tham dự, những gì sẽ được thảo luận và thông tin cần được cung cấp hoặc chuẩn bị cho cuộc họp.

4. Trong quá trình thanh hội nghị trong chương trình nghị sự và khung thời gian quy định, tuy nhiên, nếu bạn hoàn thành các mục chương trình nghị sự đầu không mở rộng độ dài của cuộc họp - cho tất cả mọi người một dấu sớm để cho phép họ để lấy lại các nhiệm vụ khác quan trọng.

5. Chủ tịch nên lưu hành các biên bản của cuộc họp trong vòng 24 giờ của cuộc họp, rõ ràng lưu ý người chịu trách nhiệm cho các bước hành động đã đồng ý và khung thời gian để hoàn thành những bước hành động, cộng với các chi tiết và thời gian của cuộc họp tiếp theo, nếu nó là cần thiết.

6. Trong một cuộc họp kinh doanh, chủ tịch nên ước tính trước chi phí chạy các cuộc họp, ví dụ: tiền lương và chi phí của tất cả những người tham gia cuộc họp. Một cuộc họp này là chi phí chúng tôi 'tuyên bố được đưa vào trên cùng của chương trình nghị sự, ví dụ như: chi phí người dân của chúng tôi cho cuộc gặp mặt một giờ là $ 1,750.00. Tương tự con số nên được bao gồm cho thấy một kết quả tích cực từ hội nghị sẽ tạo ra cho ví dụ như thu nhập doanh nghiệp: Bảo mật thêm $ 50,000 trong kinh doanh mới '.

7. Bao gồm trong cuộc họp chỉ có những người đã tham dự và những người có thể làm cho một đóng góp đáng giá như tiết kiệm thời gian quý báu của những người chỉ đơn giản là cần phải có một bản sao của biên bản và kết quả theo thứ tự được giữ cập nhật về những gì đang xảy ra.

8. Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ, không phân biệt của tất cả mọi người tham dự

9. Hãy kéo dài 5-10 phút phá vỡ mỗi giờ cho các cuộc họp đi dài hơn một giờ, nhưng đảm bảo rằng mọi người không đi lạc xa cho các địa điểm họp hoặc trở nên bận tâm với việc và trả lời tin nhắn điện thoại.
10. Tất cả người tham dự tại cuộc họp nên có cuốn nhật ký, máy tính xách tay của họ hoặc in ra lịch trình hàng tuần / hàng tháng, để họ có thể diarise các bước hành động cần thiết và ngày, tháng, cho những gì họ có để có hành động trên sau cuộc họp.

Chủ tịch chịu trách nhiệm:

    * Việc tiến hành họp và những người tham gia
    * Giữ cho tiến độ
    * Chuẩn bị biên bản và đồng ý theo dõi các hành động
Một số điểm chính về việc tiến hành cuộc họp:
    * Tham gia là điều cần thiết, cả người và trong tâm trí
    *  Bắt đầu mỗi cuộc họp với một thông tin phản hồi nhanh chóng bàn tròn về thành công cá nhân trong tuần hoặc khoảng thời gian kể từ khi cuộc họp cuối cùng, điều này mang lại cho cuộc họp một sự khởi đầu tích cực và nhận được tất cả mọi người suy nghĩ về kết quả tốt
    * Tránh những ý kiến cá nhân và các cuộc tấn công
    * Luôn luôn tôn trọng từng ý tưởng người khác
    * Chỉ có một cuộc trò chuyện tại một thời điểm
    * húng tôi đã được sinh ra với hai tai và một cái miệng - nghe hai lần nhiều như chúng tôi nói chuyện, trong cách mà các cuộc họp sẽ đi hai lần như là một cách nhanh chóng
    * Vào cuối cuộc họp cho phép khoảng năm phút thời gian yên tĩnh cho tất cả mọi người vào tài liệu và lập kế hoạch các bước hành động mà họ cần phải thực hiện sau khi cuộc họp
    * Ghi nhận và chào mừng mọi thành công, cũng như những kinh nghiệm học hỏi từ thất bại
    * Tập trung tất cả sự chú ý vào các mục đích của cuộc họp và kết quả cuối cùng mong muốn và kết quả
    * Luôn luôn nhớ rằng tiếng cười là con chim hoàng yến trong mỏ than của thương mại, vì vậy giữ cho sự cân bằng trong cuộc họp tất cả các hoạt động kinh doanh có nghĩa là để được khen thưởng, vui vẻ và thú vị!

Cuối cùng, đây là một ý tưởng mà thực sự hoạt động đúng trong các trường hợp

Tiết kiệm thời gian có giá trị bằng cách chạy chuẩn cuộc họp

Các cuộc họp thường xuyên với nhóm của bạn và đối tác kinh doanh có thể được chạy trong thời gian 1/2 bình thường, nếu tất cả mọi người đứng trong cuộc họp. Trước khi cuộc họp chỉ đơn giản là loại bỏ tất cả các ghế từ phòng họp của bạn và có tất cả mọi người đứng chung quanh bàn phòng họp và xem các cuộc họp của bạn sẽ nhanh hơn rất nhiều. Cách tiếp cận này là lý tưởng để các buổi họp nhóm hàng ngày hoặc hàng tuần nên bình thường được hoàn thành trong 15 đến 20 phút nhưng thường kéo vượt quá thời gian quy định.

Các nhà lãnh đạo không truyền đạt tầm nhìn tổ chức để làm cho mọi người cảm thấy tốt, nhưng là để thay đổi một cái gì đó. Giao tiếp tầm nhìn nên thúc đẩy mọi người hành động bằng cách tranh thủ họ trong một chiến lược tập trung. Mục đích là không chỉ đơn giản để có được mọi người đồng ý với tầm nhìn, mà còn chịu trách nhiệm cho dịch nó thành hiện thực.

Nguồn viện đào tạo giám đốc